In hóa đơn đúng quy chuẩn: Từ nghĩa vụ pháp lý đến cạnh tranh trong kinh doanh

Với sự phát triển của công nghệ, chức năng in hóa đơn ngày càng được tự động hóa, chính xác và dễ dàng tích hợp vào các hệ thống bán hàng hiện đại. Việc một công ty, doanh nghiệp xuất hóa đơn chứng từ trong việc kinh doanh không chỉ tạo niềm tin với khách hàng mà còn góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty.

Vậy tại sao cần phải in hóa đơn cho khách hàng, có các loại in hóa đơn nào, làm thế nào để chọn được đơn vị in hóa đơn uy tín? Quý vị hãy cùng khám phá những điều chưa biết về in hóa đơn qua bài viết dưới đây của Đàm Gia!

Tại sao cần in hóa đơn cho khách hàng

Nhiều người thường nghĩ rằng việc in hóa đơn đơn thuần là “in giấy ra cho khách” nhưng thực tế đây là một phần trong quy trình quản lý bán hàng và tài chính của một công ty, doanh nghiệp chuyên nghiệp. Bởi việc in hóa đơn có tính pháp lý và liên quan đến thuế, doanh thu, chăm sóc khách hàng nên việc quản lý càng phải chặt chẽ. Như vậy, việc in hóa đơn sẽ có mấy điểm cần nắm được:

1. In hóa đơn chính là dạng chứng từ hợp pháp

Hóa đơn là tài liệu do bên bán cung cấp cho người mua, trên đó ghi nhận thông tin về hàng hóa/dịch vụ đã bán, giá trị thanh toán, thuế giá trị gia tăng (nếu có), thời gian giao dịch,...
Khi in hóa đơn, tức là bạn đang cung cấp chứng từ có giá trị pháp lý, được lưu trữ và dùng để kê khai thuế hoặc đối soát sau này.

Một mẫu hóa đơn thanh toán do Đàm Gia thiết kế

2. Hiểu đúng bản chất để thực hiện đúng

Khi viết hóa đơn, cả người mua và người bán cần hiểu rõ các loại hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử…), cũng như các yêu cầu về nội dung, hình thức và thời điểm in/ghi nhận hóa đơn để khi cung cấp cho cơ quan thuế, hay đòi quyền lợi khi mặt hàng có vấn đề…
Hiểu đúng giúp tránh sai sót trong quản lý, không bị xử phạt và tạo sự tin tưởng với khách hàng.

3. Thể hiện mối liên kết giữa kỹ thuật và quy trình nghiệp vụ: In hóa đơn thường đi kèm với phần mềm bán hàng, máy in hóa đơn, hệ thống quản lý kế toán, nên việc hiểu đúng cũng giúp nhân viên bán hàng vận hành trơn tru hơn và xử lý lỗi nếu phát sinh.

Lý do khi in hóa đơn trong kinh doanh mà quý vị cần biết

Việc in hóa đơn trong quá trình kinh doanh của các công ty, doanh nghiệp không chỉ là một thao tác hành chính bắt buộc mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng cả về mặt pháp lý, quản lý lẫn trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là những lý do chính của việc in hóa đơn trong kinh doanh mà chúng ta cần biết:

1. Thực hiện đúng quy định của pháp luật

Một trong những yếu tố bắt buộc trong kinh doanh là phải in hóa đơn bởi đây là nghĩa vụ theo quy định của cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, hóa đơn đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, bị phạt hành chính hoặc truy thu thuế nếu không cung cấp hóa đơn hợp lệ.

2. Xác minh tính giao dịch minh bạch

Hóa đơn là bằng chứng rõ ràng cho một giao dịch mua bán đã diễn ra.
Giúp cả doanh nghiệp và khách hàng đối chiếu thông tin về số lượng, đơn giá, thuế, phương thức thanh toán…

3. Hỗ trợ công tác kế toán – tài chính

In hóa đơn giúp doanh nghiệp dễ dàng ghi nhận doanh thu, quản lý dòng tiền và lập báo cáo tài chính.
Là căn cứ cho việc kê khai thuế đầu ra – đầu vào và lưu trữ sổ sách kế toán.

4. Tăng sự chuyên nghiệp và tạo niềm tin

Một tờ hóa đơn chỉn chu, rõ ràng sẽ khiến khách hàng cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng hơn vào uy tín của doanh nghiệp.
Đây cũng là một yếu tố cạnh tranh nhỏ nhưng hiệu quả, đặc biệt với các doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ.

5. Hỗ trợ bảo hành, đổi trả và chăm sóc khách hàng

Khi khách hàng có nhu cầu bảo hành, đổi trả sản phẩm, hóa đơn là căn cứ để xử lý.
Cũng có thể sử dụng hóa đơn để ghi nhận thông tin khách hàng, từ đó phục vụ cho các chiến dịch chăm sóc hoặc khuyến mãi sau này.

6. Góp phần xây dựng thương hiệu

Một hóa đơn được trình bày đẹp, rõ ràng, có logo doanh nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt với khách hàng, góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tăng nhận diện thương hiệu.

Các loại hóa đơn nào thông dụng hiện nay

Trong kinh doanh, in hóa đơn là một phần quan trọng để ghi nhận giao dịch, phục vụ kế toán và đáp ứng yêu cầu pháp lý. Hiện nay, có nhiều loại hóa đơn khác nhau được sử dụng tùy theo nhu cầu và mô hình doanh nghiệp. Dưới đây là các loại phổ biến:

1. Hóa đơn điện tử

Đặc điểm: Hóa đơn sẽ được lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, không cần in ra giấy. Ưu điểm của loại hóa đơn này là tiết kiệm chi phí, dễ tra cứu, thân thiện môi trường.
Phổ biến: Hiện nay hóa đơn điện tử đang được khuyến khích và dần thay thế hóa đơn giấy theo quy định của cơ quan thuế.

2. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Đặc điểm của loại này là dành cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Nội dung sẽ bao gồm giá chưa thuế, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
Loại này thông thường sẽ in ấn bằng giấy, ngoài ra có thể dùng điện tử.

3. Hóa đơn bán hàng

Đặc điểm của loại này là dành cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp.
Nội dung: Ghi nhận doanh thu, không có cột thuế GTGT riêng.

Một dạng của hóa đơn bán hàng

4. Hóa đơn bán lẻ (phiếu tính tiền)

Đặc điểm của loại này là dành cho các cửa hàng bán lẻ, siêu thị, quán ăn…
Không có giá trị khấu trừ thuế, chỉ phục vụ mục đích giao dịch.
In ấn: Dùng máy in bill nhiệt, thường là khổ giấy nhỏ.

5. Hóa đơn tự in

Đặc điểm của loại này là doanh nghiệp tự thiết kế và in trên phần mềm của mình, đã đăng ký với cơ quan thuế.
Yêu cầu: Phải đảm bảo định danh, bảo mật và đầy đủ thông tin theo quy định.

6. Hóa đơn đặt in

Đặt in tại nhà in được cấp phép, sử dụng cho một số doanh nghiệp đặc thù.
Loại hình này vẫn đang được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan, công ty.

Như vậy, việc quý vị nắm rõ từng loại hóa đơn sẽ giúp cung cấp cho khách hàng một cách chính xác nhất. Tránh trường hợp không đồng nhất giữa người mua và người bán, cung cấp chứng từ sai, lệch với các cơ quan chức năng.

Những thông tin cần thiết khi in hóa đơn

Để đảm bảo việc xuất hóa đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật, người kinh doanh cần phải nắm rất rõ việc yêu cầu người mua phải cung cấp đầy đủ các thông tin. Trong đó, các thông tin cần thiết trên một hóa đơn – áp dụng cho cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cần tuân theo quy định hiện hành tại Việt Nam (Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan), bao gồm các mục sau:

1. Tên loại hóa đơn: Có thể là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền...

2. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn

Dùng để phân loại hóa đơn (theo loại, hình thức, số thứ tự phát hành...).
Ví dụ: 01GTKT0/001 – ký hiệu: AA/21E.

3. Số hóa đơn: Là số thứ tự của hóa đơn, được đánh tăng dần theo quy tắc của phần mềm quản lý.

4. Thông tin người bán (bên xuất hóa đơn)

Tên doanh nghiệp, mã số thuế.
Địa chỉ, số điện thoại (nếu có).
Tài khoản ngân hàng (nếu có)

5. Thông tin người mua (bên nhận hóa đơn)

Tên đơn vị, cá nhân.
Mã số thuế (nếu là tổ chức/doanh nghiệp).
Địa chỉ.
Hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản...).

6. Thông tin hàng hóa, dịch vụ

Tên hàng hóa/dịch vụ
Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Thành tiền (chưa thuế)

7. Thuế suất và tiền thuế GTGT

Thuế suất thường là 0%, 5%, 8% hoặc 10%.
Tổng tiền thuế GTGT phải nộp

8. Tổng cộng tiền thanh toán

Gồm cả tiền hàng + thuế.
Viết bằng chữ (trên hóa đơn giấy hoặc một số mẫu điện tử).

9. Chữ ký điện tử hoặc chữ ký người bán (nếu là hóa đơn giấy): Hóa đơn điện tử cần có chữ ký số hợp lệ của người bán.

10. Ngày lập hóa đơn: Phải khớp với ngày phát sinh giao dịch.

Đàm Gia nhận in hóa đơn số lượng lớn với giá ưu đãi

Bên cạnh đó, quý vị cũng có thể lưu ý là một số hóa đơn đặc thù như hóa đơn bán lẻ, phiếu thu… có thể không đầy đủ hết các mục trên, và không có giá trị khấu trừ thuế. Trong khi đó, đối với hóa đơn điện tử, phải có mã của cơ quan thuế (nếu thuộc loại hóa đơn có mã).

Tại sao chọn Quảng cáo Đàm Gia trong việc in hóa đơn?

Việc chọn đúng công ty uy tín trong in hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tạo nên sự chuyên nghiệp, khẳng định thương hiệu trong mắt khách hàng. Quảng cáo Đàm Gia đảm bảo sẽ là lựa chọn hàng đầu cho quý vị bởi các lý do sau:

Chính xác – chuẩn pháp lý: Cam kết in hóa đơn đúng theo quy định của cơ quan thuế, đảm bảo đầy đủ thông tin, rõ ràng, chuẩn mẫu, và được xử lý trong thời gian nhanh nhất có thể.
Hỗ trợ tận tâm – chuyên nghiệp: Từ khâu tiếp nhận thông tin, thiết kế mẫu hóa đơn đến in ấn và bàn giao, đội ngũ Đàm Gia luôn đồng hành và hỗ trợ khách hàng tận tình, giúp bạn yên tâm trong từng bước.
Tiết kiệm chi phí – Tối ưu hiệu quả: Chúng tôi mang đến giải pháp in hóa đơn chất lượng với mức giá cạnh tranh, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn.
Kinh nghiệm và uy tín: Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo và in ấn, Quảng cáo Đàm Gia đã trở thành địa chỉ tin cậy của nhiều khách hàng, đối tác doanh nghiệp trong và ngoài khu vực.
Dịch vụ trọn gói – Đa dạng lựa chọn: Không chỉ in hóa đơn, Đàm Gia còn cung cấp các dịch vụ thiết kế, in ấn quảng cáo, bảng hiệu, tờ rơi, tem nhãn... giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp từ A đến Z.

Hãy liên hệ với chúng tôi khi quý vị có nhu cầu in hóa đơn qua địa chỉ: Số 1A nhà 10, ngõ 95 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội. Hoặc qua số điện thoại: 0868.351.517 – 0368.55.87.97

Chúng tôi cam kết với quý vị sẽ hài lòng.